COMET Funcionalidades generales
Pantalla de ingreso (login)
Pantalla de ingreso (login) es la primera pantalla que aparece después de que el usuario entre en la aplicación de Comet (Imagen abajo). Cada usuarios de Comet LATAM debe estar autorizado. Esto significa que tiene que tener el nombre de usuario y una contraseña válida. Las credenciales le serán enviadas mediante correo electrónico por el superusuario de la asociación nacional de fútbol. Cada usuario debe tener una dirección de correo electrónico válida para que el superusuario pueda enviarle su combinación de nombre de usuario/contraseña y otros mensajes importantes. El nombre del usuario y la contraseña son propiedad exclusiva y no transferible de la persona que tenga acceso al sistema. Es decir, cada persona es responsable por toda la acción realizada bajo su nombre de usuario. Si alguien olvida su contraseña, el superusuario puede asignarle una nueva.
Nota: Si usted ha elegido “Guardar” (Imagen arriba, Selección A) antes de pulsar el botón “Entrar” sus credenciales serán guardadas y usadas la próxima vez que entre en el sistema. De allí en adelante, estará registrado automáticamente cada vez que ingrese a la página de Comet. Si quiere cancelar esta opción, tiene que salir del sistema y el proceso de entrar en el sistema volverá a ser el proceso estándar.
Roles y permisos de usuarios
Cada usuario de la aplicación tiene uno o más roles. Por ejemplo, una persona puede ser la persona responsable de confirmar registros y contratos de jugadores, y al mismo tiempo el administrador de competiciones... Cada rol tiene específicos permisos que le permiten ejecutar acciones específicas. Cada usuario siempre pertenece a una organización (federación nacional/regional, asociación, club, estado, etc). Por ejemplo, si un usuario de la Asociación Regional de Bogotá tiene el rol de “Administrador de Jugadores”, él/ella va a poder ingresar, editar y confirmar registros y contratos de jugadores sólo para los clubes miembros de su asociación regional, pero no para los registros de otras asociaciones regionales. Si el usuario no tiene autorización para ejecutar algunas acciones (porque no tiene un rol apropiado), el sistema generará el mensaje siguiente: "No tiene permiso para ejecutar esta acción." El SUPERUSUARIO de la asociación está encargado de administrar a los usuarios y los roles.
Interfaz de usuario
La interfaz de usuario es una colección de controles, menús, formularios y elementos gráficos que visualmente presentan la información almacenada en el sistema y que permite a todos los usuarios manipular la información. La interfaz de Comet dispone de siguientes componentes:
- Cabecera de Aplicación - la sección superior de la pantalla que nunca cambia, consiste de algunas informaciones e imágenes que identifican al usuario y a la asociación; y también permite acceso a la función de “Búsqueda rápida”.
- Menú principal de la izquierda (Barra de navegación principal) todas funcionalidades relacionadas con manejo del sistema de fútbol están a la izquierda (Imagen, Selección A).
- Menú superior (Accesos rápidos de usuario)-otras funcionalidades relacionadas con ajustes generales están en el menú principal que se halla arriba (Imagen, Selección B).
- La pantalla central y el área de entrada – esta es el área más grande de la pantalla en la que el usuario entra, busca, ve y edita toda la información disponible, el sistema usa los controles de interfaz estándar.
A la izquierda de la cabecera de la página (Imagen, Selección A) se encuentra logotipo de la asociación nacional del usuario mientras que a la derecha está la información general del usuario (Imagen, Selección C).
Caja de búsqueda rápida
En la parte superior de la página al lado del logotipo del sistema ofrece la posibilidad de búsqueda rápida. El usuario puede siempre buscar cualquier entidad entrando nombre de la entidad (nombres y apellidos de la persona, nombre de club, estadio, asociación) y acceder al registro completo con un sólo clic del ratón.
Configuraciones de usuario
Configuraciones de usuarios están en el menú que está ubicado a la derecha de la pantalla. En "Ajustes de usuario" pantalla (Ver la imagen) el usuario puede:
- cambiar contraseña
- cambiar número de teléfono de contacto o correo electrónico
- cambiar temas de pantalla
- encender o apagar dock/stack menú
- cambiar idioma actual
- subir o cambiar foto de usuario
Todos ajustes del usuario se archivan en la base de datos, así aparecen de nuevo cuando entre en el sistema.
Cambiar contraseña
Cuando crea por primera vez su cuenta, el sistema también automáticamente genera una contraseña inicial. Le recomendamos cambiar la contraseña después de haber ingresado por primera vez al sistema. Usted puede hacerlo entrando la contraseña antigua y dos veces la contraseña nueva (ver Imagen arriba). Nota: La contraseña fuerte es el primer paso para asegurar su privacidad y la seguridad de datos. Se recomienda crear nueva contraseña para Comet o cualquier otro sistema que accede registrándose. Las características de una contraseña fuerte son- la longitud (tiene mínimamente ocho caracteres), la complejidad, (use la combinación de letras, signos de puntuación, símbolos y números), variación (cambie la contraseña periódicamente), y la variedad (no use la misma contraseña para todo). Acuérdese de guardar su contraseña en secreto y no compartirla con otros.
Salir (Logout)
Una vez terminado el trabajo, puede salir del sistema pulsando el botón “Salir". Por razones de seguridad, si el usuario está registrado pero inactivo y no ejecuta ninguna acción por más de 30 minutos, el sistema lo desconectará y el usuaro deberá entrar de nuevo sus credenciales para poder continuar trabajando.
Manipulación estándar de datos
Algunas funcionalidades son prácticamente iguales para diferentes entidades, ya hablemos de clubes, estados, jugadores o entrenadores. Por ejemplo, el sistema tiene funcionalidad para entrar una entidad nueva (p.ej. añadir un club nuevo en la base de datos, cuando se registra un club nuevo), para modificar una entidad existente (p.ej. cambiar el nombre de estadio) o para buscar entidades existentes según un criterio específico (p.ej. buscar todos los estadios en Lima). El procedimiento para acceder estas tres funciones comunes de bases de datos (crear, buscar, modificar) está estandarizado y cuando el usuario aprende a trabajar con un tipo de entidad (p.ej. clubes) tendrá todo el conocimiento necesario para toda la aplicación. Debajo están las descripciones de tres funcionalidades estándar más usadas.
Crear nuevas entidades
Muchas veces el usuario debe añadir una entidad nueva en la base de datos ya se trate de un jugador, de un club, o de un estadio. El procedimiento de entrar entidades nuevas es completamente estandarizado y consiste de:
- Campos obligatorios (marcados en colores)
- Campos opcionales (que se pueden dejar vacíos)
- Botones para guardar una nueva entrada, borrar el formulario y acceder a la pantalla de búsqueda.
Por ejemplo, la Imagen abajo ilustra un ejemplo de entrada de nuevo estadio.
Si el usuario trata de guardar datos sin llenar todos los campos requeridos, el sistema generará un mensaje apropiado. Un ejemplo está mostrado en la Imagen abajo. También, si el usuario entra algún dato inconsistente (p.ej. en vez de una fecha válida pone un texto), el sistema le avisará e impedirá la entrada incorrecta. También, los campos obligatorios están marcados en rojo.
Si todos los datos han sido entrados correctamente y el usuario pulsa el botón “Guardar” el sistema insertará nuevo registro en la base de datos y generará el mensaje siguiente: “Su operación fue ejecutada exitosamente".
Search for an existing entity
When you click on the search function under any category listed on the left menu, you will notice that any search form is very similar to the entry form for creating a new entity. In this case, the data you enter in the fields shown on the form will be processed as database search criteria. Any single field or a combination of fields can be used as criteria for the search. For example, on the form for searching players, if we enter "Rodriguez" for last name, by clicking on "Search" we will get all the players with last name Rodriguez. Note: You may use a wildcard character ( * ) to replace any arbitrary string. Table below shows some examples of the search of clubs.
Search criteria | Result of searching |
---|---|
Name (of club)=La Paz | All clubs named «La Paz» |
Place=Conchillas | All clubs from place of «Conchillas» |
Name=A* | All clubs whose name begins with the letter «A» |
Name=*son* | All clubs whose name contains «son» |
Table: examples of different search criteria
Modify an existing entity
In order to modify an existing entry, the user must follow these steps:
- Find and open the object. (See Search for an existing entity)
- Click "Edit" to start changing data.
- Click "Save" to store your changes to the database or “Cancel” to discard any changes and restore original data.
One simple example would be to change the club’s date of foundation:
- On the left menu, choose “Clubs” then click on “Search clubs”. Enter "Deportivo Tachira" as the name of the club, click on “Search”, and then select the club from the list.
- Click on the "Edit" button and enter "11.1.1974" for "Date of foundation."
- Click on the “Save" button.
If all data is valid and user has permission to make changes to this entity, the system informs the user that the transaction has been successfully completed. Otherwise, the system may generate some type of an error message or a warning message.
Data list
There are many places in the application where we use data lists to display search results or present the list of possible values. For example, Figure 8 shows results of searching for clubs. You may notice that a list has a title at the top, a name of each column of data, text boxes for typing additional selection criteria and then a list of records. A list displays at most 10 records per page and it provides a paging tool at the bottom for clicking through multiple pages.
Every data list can be: sorted in ascending or descending order by clicking on the column name at the top (Selection A); filtered by entering additional criteria in the filter fields at the top (Selection B); and exported to several standard document types (Selection C).
Upload documents for an entity
Each entity in the system may require additional documents to be attached to the record, i.e. photos, logos, contracts, etc. On the detail form of any entity, you will find a "Documents" button. By clicking on this button, the user may upload one of more files for the selected entity. Some document types are predefined and the rest can be uploaded as “Other” (see figure below). Uploaded documents can later be viewed and downloaded by other users, if their role allows it. To download a document use the save icon next to the file name. To delete a document use the X icon at the end of the row.
Note: The ability to view, upload or download documents, especially secure documents such as players’ contracts, depends on user's roles. (See User roles and user permissions)
Changing status of an entity
Each entity in the system (e.g. player, organization, registration) has its own defined workflow which follows the rules of the national football association. These rules take each entity though one or more steps and statuses. For example, a club can be ACTIVE or INACTIVE, a player's registration can be ENTERED, CONFIRMED, TERMINATED, etc. The procedure for changing status of an entity is essentially the same as “modifying an existing entity” (see section 3.7.3). After opening the selected entity and choosing to edit the record, the user may change the status of the entity by clicking on the available status button (see Section A). Depending on the configuration of the system (based on client’s requirements), user will have to enter a reason for changing the status and confirm his/her selection.
Note:The ability to change the status of an entity depends on user's roles and association rules.
Note:This system has an audit function which tracks status changes for each entity. If you wish to view this information, open the "Status Log" tab of the selected entity.
Ease of use features
As you begin to use Comet on regular basis, you will notice certain features especially designed to improve efficiency and ease of use. Some of these features are more obvious than others, so let’s take a look at the list:
- Auto-complete feature for names of persons, countries, regions and cities (e.g. when you start to type “Par” for name of the country, system generates a list of available options)
- Auto-format feature for names of persons, countries, regions and cities (e.g. automatically changes lower case to capital letters)
- Selecting common options by default (e.g. status = active, gender = male)
- Menus and tools arranged by usage & grouped logically
- User customization features (e.g. language, colors, toolbars)
- Shortcuts for entering dates in the system (e.g. type in 0 = date is set to today)
Entering dates in the system
Every date field in the system follows the same rules. The required date format for the application is dd.mm.yyyy (e.g. 25.01.2013). Date can be entered by typing or by using the calendar tool which opens on the screen as soon as you click on the field. When you prefer to type the date, rather then click through the calendar, you will find the following shortcuts very useful. Typing 8 digits – you can enter all 8 digits representing day, month and year (ddmmyyyy), but there is no need to use punctuation; system will auto-format the field upon exit
For example | 16112006 | => | 16.11.2006 |
01021998 | => | 01.02.1998 | |
31122005 | => | 31.12.2005 |
Typing 6 digits – you can enter a date in the following format ddmmyy, and the system will auto-format the date and assume current century
For example | 161106 | => | 16.11.2006 |
010298 | => | 01.02.2098 | |
311205 | => | 31.12.2005 |
Typing 4 digits – you can enter a date in the following format ddmm, and the system will auto-format the date and assume current year
For example | 1611 | => | 16.11.2017 |
(in year 2017) | 0102 | => | 01.02.2017 |
3112 | => | 31.12.2017 |
Typing 1 digit for relative date – if the desired date is between +/- 7 days from today’s date, then it will be sufficient to type in one digit or period with a digit and tab away from the field; the system will auto-format the date to the following specifications: 0 = today, 1 = today + 1 = tomorrow, 2 = today + 2, .1 = today – 1, .2 = today – 2, etc.
For example | 0 | => | 15.01.2017 |
(today is 15.01.2017) | 1 | => | 16.01.2017 |
2 | => | 17.01.2017 | |
.1 | => | 14.01.2017 | |
.2 | => | 13.01.2017 | |
5 | => | 20.01.2017 | |
.7 | => | 08.01.2017 |
Insert new registration for already existing person in the system
The system is designed to facilitate entry of all types of registrations for persons that participate in the area of football (players, coaches, club staff, referees, delegates, observers, and all other persons involved in competition management and administration. It is very often the case that one person has more registrations of various types in the time or during a longer period of time. For example, one person can be registered for year as a player, and after that, as a club coach. It is also a frequent case that a referee after certain period of time becomes an observer. In these cases, personal data already exists in the system and it is not necessary to enter it again. The steps for entering a new registration are the following ones: Select the desired module from the main menu and then the menu item for entering new registration, e.g., "New coach", "New referee", "New observer", etc. On the screen for data entry, first enter the ID. When you start entering other data, the system will check if there is already a person with the same ID in the system. If there is one, the user will get a notification with the following message: "A person with the same ID already exists in the system: Name and familiy name. Do you want to load that person?" Click on the "Load" button to continue creating a new registration. If a person does not exist, enter all the mandatory data and finally click the "Save" button.